Нотариальное заверение электронных документов

Электронный документ: что такое, функции

Согласно ФЗ “Об информации, информационных технологиях и о защите информации” от 27.07.2006 N 149-ФЗ, электронным документом признается документированная информация, представленная в электронной форме (в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием ЭВМ, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах)

Зачем нужно нотариальное заверение нотариуса

В настоящее время в условиях глобальной интеграции нарастают скорости и объемы электронного документооборота. Это позволяет упростить гражданский оборот, оформить договор, доверенность, лицензию, страховое и другие свидетельства в электронной форме, а также заверить их нотариально. В этой связи все большим спросом пользуются такие нотариальные действия, как  удостоверение равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе (свидетельствование идентичности представленного нотариусу бумажного документа его электронной версии), а также удостоверение равнозначности документа на бумажном носителе электронному документу (подтверждение тождественности представленного  нотариусу электронного документа изготовленному бумажному документу). Это позволяет, к примеру, получить или отправить необходимые сведения через электронную почту (у получателя в этом случае не будет сомнений в подлинности документа, так как электронный документооборот сопровождается подписанием передаваемых сведений электронной подписью нотариуса, а так же проверку действительности электронной подписи лица, представившего документ) 

Порядок удостоверения

 Основы законодательства о нотариате предусматривают:

1. Удостоверение равнозначности документа на бумажном носителе электронному документу (Нотариус подтверждает идентичность электронного документа содержанию изготовленного нотариусом документа на бумажном носителе). При этом изготовленный нотариусом документ на бумажном носителе имеет ту же юридическую силу, что и электронный.

Этапы:

1. Проверка дееспособности и правоспособности заявителя. При этом физическому лицу необходимо предоставить паспорт (или иной документ, удостоверяющий личность)
2. Условиями подготовки и выдачи документа на бумажном носителе с удостоверительной надписью нотариуса является читаемость и подлинность представленных документов. При этом подлинность файла должна подтверждаться усиленной электронной подписью, проверяемой нотариусом.
3. При соблюдении указанных требований нотариус  распечатывает документы, на которых проставляется удостоверительная надпись.
4. Удостоверение равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе(Подтверждение тождественности содержанияэлектронного документа, изготовленного нотариусом документу на бумажном носителе.

Документы, представленные нотариусу для заверения равнозначности должны соответствовать требованиям, указанным в ст. 45 Основ законодательства о нотариате (не должны иметь подчисток или приписок, зачеркнутых слов либо иных неоговоренных исправлений и не могут быть исполнены карандашом или с помощью легко удаляемых с бумажного носителя красителей. Текст документа должен быть легко читаемым. Целостность документа, состоящего из нескольких листов, должна быть обеспечена путем его скрепления или иным исключающим сомнения в его целостности способом).

Комментарий от нотариуса:

Электронный образ документа формируется в виде одного файла изображения, как правило, в формате PDF, имеющего 2 составляющие, одна из которых – скан-образ документа, предоставленного нотариусу на бумажном носителе, а вторая – страница с удостоверительной надписью. Изготовленный документ подписывается квалифицированной электронной подписью нотариуса.

Стоимость удостоверения равнозначности

Стоимость нотариальных действий по удостоверению равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе (или документу на бумажном носителе электронному документу) формируется из:

• Нотариального тарифа, установленного ст. 22.1 закона об основах нотариата
• Платы за услуги правового и технического характера, устанавливаемой Московской городской нотариальной палатой на текущий год.